Wordで記事を納品する際の注意点|あなたの親切はありがた迷惑かも?

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Wordで記事を執筆している方へ

ライティング案件を受注すると、Wordファイルで記事を納品するよう依頼されるケースがほとんどです。少しでもクライアントさんが記事を読みやすいようにと、Wordの機能を駆使しつつ、工夫しながら記事を書いている人も多いでしょう。

しかしWordファイルで記事を納品するにあたって、あなたの親切はありがた迷惑になっている可能性があります。

・Webライターの仕事を始めたばかり
・Wordの操作にそれほど詳しくない
・WordPressを使ったことがない

こんな人が陥りやすい罠ですので、ぜひご一読を!

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Wordファイルでの納品物、クライアントさんはどうしてる?

WebライターからWordファイルを受け取ったクライアントさんは、多くの場合WordPressを使って記事をサイトにアップします。

WordPressとは?
WordPressは、HTMLやCSSなどの知識がなくてもWebサイトが構築できるソフトウェアです。近年のWebサイトの多くは、WordPressによって構築されています。

WordからWordPressへと記事を移行する方法は、下記の2つが一般的です。

  • Wordの投稿機能を使ってWordPress用に記事を変換
  • WordファイルのテキストをコピーしてWordPressに貼り付ける

とは言え、WordとWordPressに100%の互換性はありません。不都合がある場合は、クライアントさん側が修正作業をしています。

よって、

Word→WordPressへの移行時に手間がかからない記事=親切な記事

と言えます。

クライアントさんにとって親切なWordファイルとは?

特にWordPressを使っていない人は、どんなWordファイルの記事が親切なのか、いまいち分からないはずです。

ここではWordPressの仕組みを加味した上での、親切なWordファイルの作り方について解説していきます。

Wordの「見出し機能」を使う

ほとんどの記事において、「中見出し」や「小見出し」を設定するかと思います。

Wordファイルで見出しを作る際、あなたはどんな方法を選択していますか?

・フォントサイズを大きくするor太字にするなどして、テキストを強調する
・【中見出し①】【中見出し②】…のように明記する

上記だけでは、残念ながら親切な記事とは言えません。

Wordファイルで見出しを作る際は、Wordの「見出し機能」を使うのが正解です。

見出し機能とはその名の通り、テキスト内の見出しにあたる部分を見出しとして定義する機能です。見出し機能を使うと、WordPressにテキストを貼り付けた際、Word上で見出しとして定義した箇所がそのまま見出しに変換されます。

見出し機能を使って記事を作っておけば、WordPress上でいちいち見出しを設定する手間がなくなりますね。

〜見出し機能の使い方〜

見出し機能はWordのホーム画面の中にあります。見出しにしたいテキストを選択しながら、適用したい見出しレベルをクリックします。

ちなみに、

  • タイトル(h1):見出し1
  • 中見出し(h2):見出し2
  • 小見出し(h3):見出し3

に対応します。

参考URLはテキストに埋め込む

以下の方法で、参考URLを埋め込んでいる人は多いのではないでしょうか。

  • URLをテキストの下にそのまま貼り付ける
  • Wordのコメント機能を使ってURLを添付

残念ながらこれでは、少々不親切。参考URLを明記する場合は、URLをテキストに埋め込んでおくのが最も親切です。

参考URLをテキストに埋め込むメリットは、見出し機能を使うのと同じく、WordPressにテキストを貼り付けた際に設定がそのまま維持されるからです。クライアントさん側で、わざわざ参考URLをテキストに埋め込む必要がなくなります。

〜参考URLをテキストに埋め込む方法〜

①参考URLを埋め込みたいテキストを選択し、右クリック→ハイパーリンク

②参考URLを貼り付ける

「目次」は不要

Wordファイルで記事を作成する際、丁寧に目次を作っている人は多いかと思います。

しかし結論から言うと、Wordファイルの記事において、目次は不要。なぜなら、WordPressで見出しを設定すると、目次は自動生成されるからです。

あなたが頑張って作った目次は、残念ながら毎回削除されています…。

中には文字数稼ぎのために目次を書いている人もいるかもしれませんが、そもそも不要なものなので、書かない方が無難です。

おわりに

本記事では、Wordファイルで記事を納品するうえでの注意事項について紹介しました。

・Wordの見出し機能を使う
・参考URLはテキストに埋め込む
・「目次」は不要

クライアントさんの気持ちを理解したい場合は、一度WordPressに触ってみるのもおすすめです。実際にWordPressを使えば、自分が納品した記事がどのように掲載されるのかを学べるでしょう。

クライアントさんの気持ちを汲んだ親切な記事を納品することが、ライターとしての評価を上げることに繋がります。

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