近年多くの企業でも導入されているチャットワーク。
フリーランスとして働いている人も、クライアントさんから「チャットワークでのやり取りは可能でしょうか？」と尋ねられることも多いので、使いこなせるに越したことはありません。
そこで本記事では、
・チャットワークの基本的な使い方
・チャットワークの便利機能
この記事を読めば、初心者でもチャットワークをフル活用できるようになるはずです。
※情報量が多いので、ブックマークを推奨します！
ピンポイントで知りたい情報がある方は、目次から飛んでください↓
チャットワークとは
チャットワークとは、ビジネス用途に特化したチャットツールです。
近年は友達や知り合いとのコミュニケーションにおいて「LINE」が主流になりつつありますが、社内や取引先相手との業務連絡に使うには流石に抵抗がありますよね。
そこでビジネスシーンでも使えるチャットツールとして登場したのがチャットワーク。
ただチャットができるだけでなく、ビジネスシーンで活躍する様々な機能が備わっています。
【チャットワークの特徴1】個別&グループチャット機能
LINEと同じように、1対1もしくは複数人でのチャットが利用できます。
電話番号での承認が必要なLINEと違いメールアドレスだけで利用ができるので、複数のアカウントを持つことも可能です。
【チャットワークの特徴2】タスク管理機能
いわゆるリマインダー機能で、
「○日までに△△をお願いします〜」
みたいなお願いをお互いに共有できます。
タスクは常にトーク画面上に固定表示されるので、見落としの心配もありません。
【チャットワークの特徴3】ファイル共有機能
wordやexcelを始めとする様々なファイルを簡単に共有できます。
ファイルはオンラインストレージ上に保存されるので、PCの容量を圧迫することもありません。
【チャットワークの特徴4】ビデオ通話機能
なんとチャットワークにはビデオ通話機能も備わっています。
もちろん無料で利用できますので、スマホ料金の節約にも繋がりますね。
料金プランは色々あるけど、とりあえず無料プランでOK
チャットワークには無料プランと有料プランが存在します。
ざっくりな違いを説明すると、無料プランでは参加できるチャットグループの数が14部屋までなのに対し、月400円のパーソナルプランに加入すると参加できるグループ数が無制限となります。
ビジネスプランやエンタープライズプランに加入すると更なる付加機能が追加されますが、こちらは企業向けのプランなので個人の場合はあまり考えなくても良いでしょう。
個人で利用する場合はとりあえず無料プランで始めて、チャットグループがどうしても多くなってしまう場合のみパーソナルプランに加入するという使い方がおすすめです。
チャットワークの登録方法
それではチャットワークへの登録方法について順を追って解説していきます。
既に登録している人は
までスキップしてください。
【ステップ1】用意するのはメールアドレスだけ
チャットワークはメールアドレスさえあれば登録できます。
新着メッセージをメールでお知らせしてくれる機能もあるので、メールでも通知を受けたい場合はよく使うメールアドレスで登録しておきましょう。
【ステップ2】メールアドレスを登録→メールを開いて情報を入力
まずはChatworkのトップページから、メールアドレスを登録しましょう。
こんなメールが届くので、「アカウント登録」を選択して先に進みます。
情報登録画面が開くので、入力していきます。
①事業形態
事業形態を選択します。個人で利用する場合は「個人事業主」でOKです。
②名前
本名でなくペンネームなどでもOKです。ちなみにここで入力した名前がチャットワーク上での表示名となりますが、後からでも変更できます。
③業種
自分の業種を入力します。区分がザックリで迷うかもしれませんが、Chatwork側の利用者アンケートみたいなものなので深く考えなくても大丈夫です。
④従業員数
個人で利用する場合は「1〜9人」を選択しましょう。
情報を全て入力し「同意して始める」を選択すると登録が完了します。
メールアドレスからコンタクトを追加できる画面となりますが、後からでもできるので一旦は「スキップ」でも大丈夫です。
【ステップ3】チャットワークIDを設定する
チャットワークはプロフィール名とは別に独自のIDを設定することができます。
チャットワークIDを相手に教えてあげれば相手はIDを打ち込むだけであなたのことを探せるようになるので、事前に設定しておきましょう。
まずは画面右上の名前部分をクリックし、「プロフィール」を選択します。
「プロフィールを編集」を選択します。
Chatwork IDに好きなIDを入力します。
（既に使われているIDは登録できません。）
※ちなみにこの画面でプロフィール写真や表示名も変更可能です。
【ステップ4】デスクトップ版とスマホアプリ版も用意しておこう！
チャットワークにはデスクトップ版とスマホ版も存在します。
できることはブラウザ版と変わりませんが、新着通知がPCのデスクトップorスマホ上で確認できるようになるので、併せてインストールしておきましょう。
デスクトップ版とスマホアプリ版のダウンロードはこちらから。
チャットワークの基本的な使い方
チャットワークに登録できたら、まずは基本的な使い方から覚えていきましょう。
ここではチャットワークを使う上で最低限覚えておきたい8つの基本操作
①コンタクトの追加
②コンタクトの承認
③ダイレクトチャット
④グループチャット
⑤TO指定
⑥返信
⑦引用
⑧タスク管理
⑨ファイルの共有
コンタクトの追加
チャットワークのユーザー検索は
・メールアドレス
・チャットワークID
・表示名
の3つから行えます。
このうち「表示名」による検索は同名のユーザーが大量に出てきてしまうので、「メールアドレス」と「チャットワークID」のどちらかから検索するのがおすすめです。
コンタクトを追加する際は、画面右上のここを選択します。
ユーザー探索を選択し、
・メールアドレス
・チャットワークID
・表示名
どれかを入力し、探索します。
探しているユーザーが出てきたら、「コンタクトに追加」を選択します。
メッセージを添えた上で、コンタクト承認依頼を送信します。
後は相手があなたのコンタクトを承認してくれるのを待つだけでです。
コンタクトの承認
コンタクトの承認依頼が届くと、画面右上に新着通知が表示されます。
「未承認」にコンタクト承認依頼が溜まっていきますので、相手を確認のうえ随時承認していきましょう。
ダイレクトチャット
相手がコンタクトに追加されると、画面左側にダイレクトチャットのルームが作られます。
画面下のメッセージボックスから、相手にメッセージを送ることができます。
※無料版で制限されるのは「グループチャット」のルーム数であり、ダイレクトチャットのルームは何部屋でも作れます！
グループチャット
グループチャットのルームを作る時は、画面左の「＋」から「グループチャットを新規作成」を選択します。
チャット名と概要を入力し、追加したいメンバーにチェックします。
発言ができる「メンバー」での登録がデフォルトですが、
・チャットメンバーの追加や概要欄の編集ができる「管理者」
・閲覧のみができる「閲覧のみ」
も選択できます。
招待リンクを共有することでも、グループチャットへの招待が行えます。
チャットルームを作成すると、画面の左側にルームが追加されます。
※無料版ではこの「グループチャット」への参加が14部屋までに制限されます。
TO指定
特に人数が多いグループチャットでは、「TO指定（メンション）」を使って特定の相手に話し掛けると便利です。
TO指定すると、相手がデスクトップ版やスマホアプリ版のチャットワークを使っている場合、プッシュ通知が送られます。
チャットワークにおける「TO指定」の使い方としては、まずはメッセージボックス上部の「TO」を選択します。
するとグループチャットに参加しているメンバーの名前が表示されるので、TO指定したい相手を選択します。
「[TO:XXXXXXX]〇〇さん」とメッセージボックスに自動で打ち込まれます。
後はメッセージを打つだけです。
返信
たくさんのメッセージが飛び交うグループチャット上では、返信機能を使うと「どのメッセージに対する返信なのか」が分かりやすくなります。
チャットワークにおける「返信」の使い方としては、返信したいメッセージの左下に表示される「返信」を選択します。
「[返信 XXXXXXX]〇〇さん」とメッセージボックスに自動で打ち込まれます。
後はメッセージを打つだけです。
「RE」の部分をクリックすると、どのメッセージに対する返信なのかが確認できます。
引用
メッセージを打つ際は、過去のメッセージの文言を引用することができます。
「どの文言に対しての言及なのか」を強調したい時に便利ですね。
チャットワークにおける「引用」の使い方としては、まず引用したい文章を選択し、自動で表示された「メッセージに引用」を選択します。
「[引用 XXXXXXX]引用した文章[/引用]」とメッセージボックスに打ち込まれます。
あとは後はメッセージを打つだけです。
引用した文章は、下記のように強調されます。
タスク管理
「○日までに△△をお願いします〜」といった業務のお願いは、タスク管理機能でクリップしておくことができます。
タスクを依頼された側も、自分がやるべきことと期日がチャットワーク上で可視化されるので非常に便利です。
チャットワークにおける「タスク管理」の使い方としては、まず画面右側にある「タスク追加」を選択します。
①タスクの内容
②タスクの担当者
③タスクの期限
をそれぞれ入力します。
タスクを追加すると、チャット上に反映されます。
自分が依頼したタスクを確認する時
自分が依頼したタスクはまとめて確認できるので、チャットで埋もれてしまうという心配はありません。
自分が依頼したタスクを確認する際は、画面右上の
を選択します。
「タスク管理」の画面でを選択すると、自分の依頼したタスク一覧が確認できます。
自分が依頼されたタスクを確認する時
自分が依頼されたタスクは、当該チャットルームの画面右側に常時表示されます。
「完了」を押すとタスクを完了したことになり、画面右側から消えます。
また当該チャットルームを選択していなくても、画面右上のから自分が依頼されているタスクは確認できます。
（タスクを依頼されていると、ここに依頼されている件数が表示されます。）
ファイルの共有
チャットワークではワードやエクセル、画像といったファイルを相手と共有することができます。
ファイル共有機能の使い方としては、メッセージボックスにファイルをドロップするだけです。
メッセージも同時に送信することができます。
チャットワークの便利機能
「チャットワークの基本な使い方」で紹介した基本機能を覚えておくだけでも、概ねチャットワークは使いこなせるかと思います。
しかしこれ以外にも、チャットワークには更に便利な機能があります。
ここでは知っておくと更に便利なチャットワークの機能
①ショートカットキー
②マイチャット
③ピン機能
④チャットを未読に戻す
⑤ミュート機能
⑥ビデオ通話・音声通話
ショートカットキー
チャットワークにはキーボードによるショートカットキーが存在し、上手く活用すること操作が楽になります。
ショートカットキーの使い方として、チャットワークの画面上で下記のコマンドをキーボードに打ち込むだけです。
・[g]：グループの新規作成
・[m]：メッセージ入力欄への移動
・[f]：探索欄への移動
・[t]：タスク入力欄への移動
・[c]：コンタクト管理画面への移動
・[?]：ショートカット一覧の表示
他にもたくさんのコマンドがあるので、【[?]：ショートカット一覧の表示】で確認してみましょう。
マイチャット
マイチャットとは、自分専用のチャットルームです。
他人からは見ることができないので、自分専用のメモとして使うことができます。
チャットワークにおけるマイチャットの使い方としては、デフォルトで画面左側に表示されている「マイチャット」を選択するだけです。
業務の期日や気づいたこと、好きなことをどんどん書いていきましょう。
自分に対してタスクを作成し、リマインド機能として使うこともできます。
ピン機能
ピン機能を使うと、特定のチャットルームを上部に固定することができます。
よく利用するチャットルームや、後から返信したいメッセージがあるチャットルームに対して使うと便利です。
チャットワークにおけるピン機能の使い方は、チャットルーム名の右側に表示される画鋲マークをクリックするだけです。
チャットを未読に戻す
一度既読にしてしまったチャットでも、未読に戻すことができます。
「出先でザックリ内容を確認しただけなので、家や事務所に戻ってから忘れずに再確認をしたい」なんて時に便利です。
既読のチャットを未読に戻すには、メッセージを選択した際に表示される[…]から「未読」を選択します。
チャットを未読に戻すと、チャットルーム名の横に表示される未読件数が増えます。
ミュート機能
大量にメッセージが飛び交うチャットルームでは、新着メッセージを未読として表示しないミュート機能が便利です。
チャットワークにおけるミュート機能の使い方としては、画面右上の歯車ボタンから「グループチャットの設定」を選択します。
「ミュート」のタブから「グループチャットをミュート」を選択します。
ビデオ通話・音声通話
チャットワークではビデオ通話および音声通話を無料で利用することができます。
ビデオ通話・音声通話の使い方としては、メッセージボックス上部にあるビデオカメラボタンを選択します。
通話したいメンバーを選択し、「ビデオ通話」もしくは「音声通話」を選択します。
通話を受けた側は下記のような通知が来るので、「Chatwaork Live開始」を選択すると通話をスタートすることができます。
まとめ
本記事では、
・チャットワークの登録方法
・チャットワークの基本的な使い方
・チャットワークの便利機能
についてそれぞれ解説しました。
プライベートではLINEなどのメッセージアプリを頻繁に使うかと思いますが、チャットワークは
・メールアドレスを知っているだけで相手コンタクトが取れる
・タスク管理機能で業務の管理ができる
などの点から、ビジネス向けのチャットサービスと言えますね。
チャットワークを使いこなして、業務のやり取りを円滑に進めましょう。
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